abcministries.be

De wet op het vrijwilligerswerk

Wie kan vrijwilligerswerk verrichten?

Vrijwilligerswerk is onbezoldigd en zonder verplichtingen werken voor een vereniging (vzw of feitelijke vereniging). De wetgever past de reglementering toe zodra er sprake is van een organiserend orgaan dat de toezichthouding op zich neemt voor de goede orde van zaken.
Vrijwilligerswerk binnen de vereniging is niet toegestaan:

• voor werknemers van diezelfde vereniging.
• voor wie er als zelfstandige een diensten- of aannemingscontract mee heeft afgesloten.
• voor wie er als ambtenaar statutair is aangesteld.

Werklozen, loopbaanonderbrekers en bruggepensioneerden moeten vooraf de directeur van het werkloosheidsbureau van hun regio toestemming vragen (doc. C45B = te vinden op site RVA). Zonder bericht binnen de 2 weken werd de aanvraag administratief aanvaard.
Zieken met een vervangingsinkomen hebben de toelating van de adviserende geneesheer nodig.
Bestuurders van de vereniging kunnen slechts vrijwilliger zijn, als zij er een onbezoldigd mandaat voeren. Voor hen gelden dezelfde verplichtingen als voor elke andere vrijwilliger (verzekering en informatie).

 

Organisatienota = informatieplicht

De organisatie heeft vanaf 01/08/2006 een algemene informatieplicht om via een organsiatienota alle praktische informatie en algemene afspraken aan de vrijwilliger te communiceren. De schriftelijke organisatienota hoeft niet meer aan de vrijwilliger zelf  overhandigd te worden, maar dat ontslaat de vereniging niet van de plicht om haar vrijwilligers te informeren. Aan de informatieplicht kan al voldaan worden via een regelmatige nieuwsbrief, een website, een folder, een uithangbord, … De vereniging moet kunnen bewijzen dat ze aan deze verplichting voldaan heeft en dat elke vrijwilliger op de hoogte is of kan zijn van de noodzakelijke informatie.

De inhoud van de organisatienota.
De vereniging informeert haar vrijwilligers over:

• het juridisch statuut van de vereniging (feitelijke vereniging of vzw, vso, …)
• de gegevens van de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid
• de gegevens van bijkomende verzekeringen (vb lichamelijke ongevallen, rechtsbijstand)
• Worden er al onkostenvergoedingen uitbetaald, en hoe worden die bepaald (reële of forfaitaire onkostenvergoeding, op welke basis). (zie ook het thema: onkostenvergoedingen)
• Is de vrijwilliger gehouden tot een geheimhoudingsplicht over geheimen die de vrijwilliger verneemt tijdens de activiteit?

Art.458 van het Strafwetboek moet integraal in de nota opgenomen worden. Een voorbeeld van deze informatie kan u downloaden via: vrijwilligers.orgnota

 

 

De verzekeringsplicht

Afhankelijk van de omvang van de vereniging en van haar activiteiten zal de vereniging zich moeten verzekeren voor haar burgerlijke aansprakelijkheid. Er is onzekerheid over de vraag of bestuurders altijd als vrijwilliger moeten aanzien worden.

De overheid werkt met de verzekeringsmaatschappijen een gereglementeerd pakket uit om dat aan te bieden vanaf 2007. Naar eigen keuze kan de vereniging dit dan uitbreiden met een dekking voor ongevallen en/of rechtsbijstand.

 

Andere Reglementeringen

De vereniging moet voor haar vrijwilligers geen dimona-aangifte invullen. Zij legt wel een vrijwilligersregister aan waarin de persoonsgegevens, de data van het werk (begin en eind), een korte taakomschrijving en de toezichthouder binnen de vereniging staan vermeld.

De vrijwilliger moet een exemplaar van het arbeidsreglement krijgen en de persoon is onderworpen aan de arbeidswetgeving zoals voor zondagsarbeid, nachtarbeid en de ARAB-reglementering

 

Vrijwilligerswetgeving = groei?

Bij ABC zijn we ervan overtuigd dat christen–leiders de eis van de overheid kunnen benutten om de evangelicale beweging juist extra te helpen groeien. De reglementering heeft raakvlakken met:

• deugdelijk bestuur
• lange termijn zorg voor medewerkers
• interne/externe verantwoording
• het functioneren van bestuurders-leiders
• leiderschapstijl
• lidmaatschap
• taakbeschrijvingen en doelstellingen
• strategisch denken

Omdat verenigingen de uitdaging van de wetgeving hoe dan ook moeten opnemen, kunnen we de gelegenheid benutten om er de werking mee sterker te maken. ABC kan u hierbij helpen.
Consulteer bijvoorbeeld de trainingsonderwerpen waarin wij ons specialiseren of neem contact met ons op als u daarover verder wil doorspreken.

 

Onkostenvergoedingen

Reële, forfaitare of een combinatie?
Deze vergoedingen gaan altijd om een terugbetaling van gemaakte onkosten – ze kunnen nooit het karakter van een (pseudo)verloning aannemen. De vereniging kan per vrijwilliger kiezen welk van de twee types onkostenvergoeding ze wil gebruiken.

De keuze zal afhangen van de nauwkeurigheid waarmee de vrijwilliger de onkosten kan bewijzen met tickets, facturen, nota’s. Of hoeveel moeite men daaraan kwijt wil zijn. De vereniging kan ook haar voorkeur baseren op haar capaciteit om al dan niet een uitgebreide administratie te voeren.

De raad van Bestuur dient vooraf te besluiten welke principes ze hanteert. Kleinere verenigingen kunnen besluiten zelfs per vrijwilliger nemen. In grotere vzw’s kan de verantwoordelijke voor de dagelijkse werking aan de hand van die principes met de vrijwilliger vastleggen wat de beste (gemakkelijkste) aanpak is.

Let op!
Een forfaitaire vergoeding van onkosten kan nooit gecombineerd worden met de terugbetaling van reële onkosten. De enige uitzondering op deze regel geldt voor verplaatsingsonkosten tot 2500 km per jaar: de combinatie van een forfaitaire berekening en de vergoeding van reële kosten is dan wel toeglaten

 

Reële onkostenvergoeding

Zoals de term het uitdrukt, gaat dit om de terugbetaling van reële onkosten. Er is geen begrenzing in bedrag, per factuur, of per jaar. Voor de km-kosten van de eigen wagen van de vrijwilliger geldt een maximum van 20.000 km per jaar per vrijwilliger.

Er gelden voorwaarden om een reële onkostenvergoeding te betalen / te ontvangen:
• De onkosten moeten onweerlegbaar bewezen worden (tickets, facturen, enz) en op naam van de vereniging opgesteld zijn.
• De raad van bestuur heeft vooraf deze vrijwilliger gemachtigd om uitgaven voor de vereniging te maken en heeft zich verbonden die terug te betalen.

 

Forfaitaire onkostenvergoeding

Vrijwilligers mogen een forfaitaire vergoeding voor algemene onkosten ontvangen.
Dit bedrag is begrensd tot een maximum bedrag per dag én per jaar.
De vrijwilliger moet na akkoord vanwege de vereniging geen bewijsstukken van de gemaakte onkosten kunnen voorleggen. De bedragen van de onkostenvergoedingen worden jaarlijks op 01 januari geïndexeerd.

De maximale forfaitaire onkostenvergoeding bedraagt:
van 01/01/2011 tot 31/12/2011: 30,82 Eur/dag en maximaal 1232,92 Eur/jaar.
van 01/01/2012 tot 31/12/2012: 31,44 Eur/dag en maximaal 1257,51 Eur/jaar.

Vanaf 29/02/2009 kunnen bovenop de gewone forfaitaire onkostenvergoeding tot 2000 km verplaatsingsonkosten per vrijwilliger en per jaar worden terugbetaald, maar met deze extra terugbetaling mag de daggrens en noch de jaargrens van de forfaitaire regeling overschreden worden.

Voorbeeld:
Tot 30/06/2009 mag per fiets-kilometer tot 0.15 € terugbetaald worden, zonder de daggrens van 30.22€ te overschrijden.

Let op!
• Deze maximumbedragen mogen nooit overschreden worden. De forfaitaire onkostenvergoedingen blijven vrij van RSZ en belastingen als zij onder de daggrens én jaargrens blijven.  Boven die grens worden de onkostenvergoedingen integraal bij belastbaar inkomen van de vrijwilliger bijgeteld.
• Indien blijkt dat deze regels niet grespecteerd worden, worden de uitbetaalde bedragen wel onderworpen aan RSZ en belastingen.
Daarbovenop krijgt de vereniging een boete tot 309% van het totale bedrag en worden al de achterstallige RSZ-kosten verhoogd met verwijlintresten.
• Is die persoon in meerdere verenigingen actief met forfaitaire vergoedingen, dan mag het totaal bedrag aan onkostenvergoedingen dat alle vzw’s samen terugbetalen toch de maxima van daggrens en jaargrens niet overschrijden.

 

 

 

Km-vergoeding

Werknemers en vrijwilligers die zich verplaatsen voor de vereniging met hun eigen auto kunnen de gemaakte autokosten terugbetaald krijgen. Daarvoor kan men een forfaitaire kilometerprijs aanrekenen, onafhankelijk van het type auto of brandstof.

Voorwaarden:
• De ontvanger van de onkostenvergoedingen geeft aan de penningmeester een kilometerstaat waaruit de verplaatsingen (datum, van-naar, afstand in km) blijken. Dit overzicht rechtvaardigt de uitbetaling van de onkostenvergoeding en moet dus als bewijsstuk in de boekhouding worden opgenomen.
• De fiscus aanvaardt deze onkostenvergoedingen als het bedrag vastgesteld is op basis van werkelijk afgelegde kilometers, tot een maximum van 24.000 km per jaar en niet hoger is dan de km-vergoedingen die de Staat aan zijn personeel toekent.
Een forfaitaire KM-vergoeding kan niet gecombineerd worden met een km-vergoeding die berkend wordt op basis van de specifieke kenmerken van de auto en/of brandstof.

Sinds 01 juli 2005 wordt deze kilometerprijs jaarlijkse automatisch aangepast door een koppeling aan de inflatie.

De maximale forfaitaire km-vergoeding bedraagt:
van 01/07/2010 tot 30/06/2011   –  0,3178  Eur/km
van 01/07/2011 tot 30/06/2012   –  0,3352 Eur/km

 

 

Praktisch

De vereniging legt een lijst aan op naam van elke vrijwilliger die een forfaitaire vergoeding ontvangt, met vermelding van de prestatie die daarop recht gegeven heeft.

Voor vergoedingen van reële onkosten blijft de regeling van kracht dat alleen de nodige documenten een terugbetaling kunnen staven. Bij gebrek daaraan, worden zulke uitgaven aanzien als de betaling van geheime commissielonen. Voor de vereniging worden die allereerst beboet aan 309%, en voor de ontvanger worden zij een deel van diens belastbaar inkomen.